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Artigos Importantes

23/06/2023

AGORA É LEI!

Descarte de Documentos Físicos

Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

LINK DIRETO

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2020/Decreto/D10278.htm 
16/06/2023

Governador diz que economizou R$ 21 milhões com digitalização

Segundo o governador Wilson Lima a digitalização de documentos públicos gerou economia de R$ 21 milhões em três anos para o Governo do Amazonas, foram 2 milhões de documentos com 70 milhões de páginas digitalizadas. 

Além da economia com papel, a digitalização também reduziu gastos com transporte, combustíveis, manutenção de veículos e aluguel de espaços para armazenar os documentos.

Saiba mais acessando o link abaixo: 

https://amazonasatual.com.br/governador-diz-que-estado-economizou-r-21-milhoes-com-digitalizacao/
19/05/2023

Segurança na internet

A dica de hoje é sobre a sua segurança na era da informática.
Vamos listar abaixo alguns fatores que podem te deixar mais seguro para navegar.

1 - Verifique os links antes de clicar
Uma maneira de saber se um link é seguro é passar o mouse sobre ele. Isso mostrará uma prévia do link completo na barra de status do seu navegador da web. 
2 - Use software antivírus 
Você nunca deve navegar na web sem proteção. Mesmo com orçamento limitado, vale a pena investir em algum plano mais básico ou até mesmo gratuito para proteger seus dados. Lembre-se de que é importante manter o seu antivírus sempre atualizado. 
3 - Crie e use senhas complexas 
Nada de usar o nome do seu cachorro + o ano do seu nascimento! Senhas “óbvias” são alvo de ataque de pessoas mal intencionadas. Veja essas dicas para criar uma senha forte: 
Use pelo menos 15 caracteres – mais longo, se possível. 
Misture letras (maiúsculas e minúsculas), números e símbolos. 
Não use sequências de números ou letras, como “QWERTY”. 

Fique sempre atento aos sites visitados e a links que recebe.
​
28/04/2023

Digitalização e a otimização de processos na empresa

Rastreabilidade de documentação, documentos em nuvem e conformidade com a LGPD são algumas das vantagens da adoção de digitalização de documentos nas empresas. Esse movimento que começou há cerca de 10 anos e hoje tornou-se um requisito de negócio para a maioria das companhias, pois otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligado ao processo de evolução digital. Não se trata de um custo, mas de um investimento.

Para contextualizar, a importância da adoção dessa cultura, dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos o estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas e mapeia que a média diária de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos é de duas horas.

Isso mostra que quem não está tecnologicamente avançado tem uma demanda muito grande de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos.

A migração para o digital é uma tendência para uma série de áreas de todo tipo de empresa que trabalha com papel, impressora e assinatura, das menores às maiores. Entre os motivos está o fato de o custo para manter uma documentação física armazenada ser muito alto. Além disso, há um grande risco de perda dessas informações. Sem contar na dificuldade de localização.

Destacam-se também ganhos ambientais, de acordo com informações da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, a adoção da cadeia digital de documentação faz jus ao que muitas empresas atestam em suas missões e valores.

Com a cultura implementada, é possível digitalizar processos contratuais e diversas documentações. Assim se otimiza a gestão, escala o tempo de busca de informação, traz segurança e trata o dado de forma inteligente, mitigando riscos como o extravio de documentos.

Pensando em um exemplo prático e próximo de muitos: bancos digitais. Já não é mais necessário assinar documento impresso, escanear e mandar. Tudo isso pode ser feito digitalmente, com valor legal.

Trazendo para a realidade das empresas, as informações que o RH levaria um mês para coletar pelo modelo tradicional, com a adoção da ferramenta de assinatura digital passa a ser realizado em uma semana. Isso porque, é possível mandar em um único clique as informações para todos os funcionários e receber isso de forma automática. Além da redução de custo, há uma expressiva economia de tempo.
14/04/2023

Descubra as vantagens de digitalizar documentos contábeis

Os escritórios de contabilidade são conhecidos por precisar lidar com uma extensa documentação em suas atividades e a gestão de documentos contábeis envolve diversos processos de uma empresa, como a emissão, recebimento, uso, guarda, digitalização, transferência e descarte dos documentos.
Dessa forma, a modernização desses processos internos é importante para evitar erros, atrasos, ineficiências e diversos outros problemas para a sua organização. 

Saiba mais no link abaixo: 

https://www.jornalcontabil.com.br/veja-as-vantagens-na-digitalizacao-de-documentos-contabeis/
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