Conheça 5 Motivos para Digitalizar a sua Empresa
1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA
Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.
2 – REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO
Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.
3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA
A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.
4 – ACESSO COMPARTILHADO
Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.
5 – CONTROLE DE ACESSO
A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.
