Digitalização e a otimização de processos na empresa
Rastreabilidade de documentação, documentos em nuvem e conformidade com a LGPD são algumas das vantagens da adoção de digitalização de documentos nas empresas. Esse movimento que começou há cerca de 10 anos e hoje tornou-se um requisito de negócio para a maioria das companhias, pois otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligado ao processo de evolução digital. Não se trata de um custo, mas de um investimento.Para contextualizar, a importância da adoção dessa cultura, dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos o estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas e mapeia que a média diária de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos é de duas horas.
Isso mostra que quem não está tecnologicamente avançado tem uma demanda muito grande de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos.
A migração para o digital é uma tendência para uma série de áreas de todo tipo de empresa que trabalha com papel, impressora e assinatura, das menores às maiores. Entre os motivos está o fato de o custo para manter uma documentação física armazenada ser muito alto. Além disso, há um grande risco de perda dessas informações. Sem contar na dificuldade de localização.
Destacam-se também ganhos ambientais, de acordo com informações da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, a adoção da cadeia digital de documentação faz jus ao que muitas empresas atestam em suas missões e valores.
Com a cultura implementada, é possível digitalizar processos contratuais e diversas documentações. Assim se otimiza a gestão, escala o tempo de busca de informação, traz segurança e trata o dado de forma inteligente, mitigando riscos como o extravio de documentos.
Pensando em um exemplo prático e próximo de muitos: bancos digitais. Já não é mais necessário assinar documento impresso, escanear e mandar. Tudo isso pode ser feito digitalmente, com valor legal.
Trazendo para a realidade das empresas, as informações que o RH levaria um mês para coletar pelo modelo tradicional, com a adoção da ferramenta de assinatura digital passa a ser realizado em uma semana. Isso porque, é possível mandar em um único clique as informações para todos os funcionários e receber isso de forma automática. Além da redução de custo, há uma expressiva economia de tempo.
