Artigos Importantes

Segurança na internet

A dica de hoje é sobre a sua segurança na era da informática.
Vamos listar abaixo alguns fatores que podem te deixar mais seguro para navegar.

1 - Verifique os links antes de clicar
Uma maneira de saber se um link é seguro é passar o mouse sobre ele. Isso mostrará uma prévia do link completo na barra de status do seu navegador da web.
2 - Use software antivírus
Você nunca deve navegar na web sem proteção. Mesmo com orçamento limitado, vale a pena investir em algum plano mais básico ou até mesmo gratuito para proteger seus dados. Lembre-se de que é importante manter o seu antivírus sempre atualizado.
3 - Crie e use senhas complexas
Nada de usar o nome do seu cachorro + o ano do seu nascimento! Senhas “óbvias” são alvo de ataque de pessoas mal intencionadas. Veja essas dicas para criar uma senha forte:
Use pelo menos 15 caracteres – mais longo, se possível.
Misture letras (maiúsculas e minúsculas), números e símbolos.
Não use sequências de números ou letras, como “QWERTY”.

Fique sempre atento aos sites visitados e a links que recebe.

Digitalização de documentos e o meio ambiente

A maioria das empresas hoje em dia está procurando maneiras melhores de “tornar-se verde”, por esse motivo que muitas organizações estão recorrendo aos serviços de digitalização e nuvem para ajudar a reduzir o desperdício de papel, fazendo progressos para ajudar o meio ambiente, mas também para reduzir as despesas operacionais e simplificando as soluções de recuperação de documentos.

FELIZ NATAL E UM PRÓSPERO ANO NOVO

Encerramos mais um ano de trabalho conjunto, repleto de aprendizados, desafios e conquistas que só foram possíveis com o seu apoio e parceria!

Em um mundo cada vez mais conectado, nos sentimos honrados em fazer parte da sua jornada de inovação. Agradecemos a parceria e a oportunidade de transformar desafios em soluções digitais eficientes.

O futuro se constrói com parcerias sólidas e inovação constante.
A equipe da Digitadoc agradece por caminhar conosco neste ano. Que o ano de 2026 seja uma nova oportunidade de transformarmos, juntos, desafios em grandes conquistas digitais, otimizando o futuro através da digitalização.

Boas Festas e um Feliz Ano Novo!

Você sabe para que serve o OCR?

OCR é o reconhecimento ótico dos caracteres, ele transforma seu arquivo arquivo digital em um documento pesquisável.
Através de uma simples busca ele consegue localizar em segundos palavras que estejam em qualquer página do arquivo.

Quer saber mais? Entre em contato conodco e tire todas as suas dúvidas.

Conheça mais sobre a lei da digitalização.

O decreto 10.278 do dia 18 de março de 2020 veio para modernizar as leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012, modificando as formas como os documentos, tanto digitais como físicos são tratados.

Essa alteração significa uma enorme modernização no processo de digitalização, ajudando as empresas a lidarem com a gestão de documentos, tendo mais agilidade e facilidade no dia a dia.

Para saber mais sobre a Lei da Digitalização acesse o link.

31/10/2025

Digitalize seus documentos e tenha espaço na sua empresa.... Descarte

Posso eliminar os documentos originais após a digitalização? Essa é a dúvida mais recorrente entre nossos clientes e para respondê-la precisamos citar a Lei nº 13.874 referente a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica que foi instituída em 20 de setembro de 2019.
De acordo com o Art. 3º inciso X, da Lei, é direito de toda pessoa arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, a mesma lei dispõe em seu artigo 18, que: a eficácia do disposto do inciso anterior “fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo Federal”.
Novas redações foram incluídas à Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, passando a vigorar como:
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Embora o disposto na Lei nº 13.874 de 2019 determine a equiparação do valor de prova de documentos digitalizados a seus respectivos originais, é necessário que seja observado o que se diz no Decreto 10.278 de 2020 que regulamenta os incisos em questão da lei anterior.
A digitalização deve utilizar de procedimentos e tecnologias que garantam a integridade e a forma mais utilizada é o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Tratando-se de documentos que envolvam entidades públicas, conforme art. 5º do Decreto, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil será requisito obrigatório para a autenticação do autor da digitalização, como também da integridade dos documentos e seus respectivos metadados.
Com isso tornando possível o descarte da documentação, em seu art. 9º o Decreto autoriza o descarte dos documentos físicos (originais) após a digitalização, com exceção daqueles que apresentarem valor histórico, desde que os procedimentos tenham sido executados conforme os critérios apresentados.
Acesse e leia as Leis e os decretos na íntegra.

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm#:~:text=dos%20documentos%20f%C3%ADsicos-,Art.,apresente%20conte%C3%BAdo%20de%20valor%20hist%C3%B3rico.
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/leis-e-decretos-leis/lei-no-13-874-de-20-de-setembro-de-2019
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/2012/lei-12682-9-julho-2012-613529-publicacaooriginal-136940-pl.html

Dúvidas comuns do decreto

Abaixo relacionamos duas dúvidas mais frequentes de nossos clientes!

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Conheça 5 Motivos para Digitalizar a sua Empresa

1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 – REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 – CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.