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Publicado no dia: 31/10/2025
De acordo com o Art. 3º inciso X, da Lei, é direito de toda pessoa arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, a mesma lei dispõe em seu artigo 18, que: a eficácia do disposto do inciso anterior “fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo Federal”.
Novas redações foram incluídas à Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, passando a vigorar como:
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Embora o disposto na Lei nº 13.874 de 2019 determine a equiparação do valor de prova de documentos digitalizados a seus respectivos originais, é necessário que seja observado o que se diz no Decreto 10.278 de 2020 que regulamenta os incisos em questão da lei anterior.
A digitalização deve utilizar de procedimentos e tecnologias que garantam a integridade e a forma mais utilizada é o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Tratando-se de documentos que envolvam entidades públicas, conforme art. 5º do Decreto, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil será requisito obrigatório para a autenticação do autor da digitalização, como também da integridade dos documentos e seus respectivos metadados.
Com isso tornando possível o descarte da documentação, em seu art. 9º o Decreto autoriza o descarte dos documentos físicos (originais) após a digitalização, com exceção daqueles que apresentarem valor histórico, desde que os procedimentos tenham sido executados conforme os critérios apresentados.
Acesse e leia as Leis e os decretos na íntegra.
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm#:~:text=dos%20documentos%20f%C3%ADsicos-,Art.,apresente%20conte%C3%BAdo%20de%20valor%20hist%C3%B3rico.
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/leis-e-decretos-leis/lei-no-13-874-de-20-de-setembro-de-2019
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/2012/lei-12682-9-julho-2012-613529-publicacaooriginal-136940-pl.html